Gewährleistung der Wahrung Ihrer Privatsphäre
In dieser Datenschutzerklärung für Bewerber wird erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten während unseres Einstellungsverfahrens erfassen, verwenden und schützen und wie Sie Ihre Datenschutzrechte als Bewerber wahrnehmen können.
Diese Erklärung gilt speziell für personenbezogene Daten, die im Rahmen unserer Einstellungsaktivitäten erfasst werden - auch wenn Sie sich über unsere Karriereseite auf eine Stelle bewerben, mit unserem Einstellungsteam interagieren oder uns als Bewerber empfohlen werden.
Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung für Bewerber sorgfältig durch, um zu verstehen, wie Ihre Daten behandelt werden. Für allgemeine Datenverarbeitungspraktiken, die nicht mit der Personalbeschaffung zusammenhängen, lesen Sie bitte unsere vollständige Datenschutzerklärung.
Wenn Sie während des Einstellungsverfahrens Fragen zu Ihren Daten haben, können Sie uns über die im Abschnitt "Kontakt" auf unserer Website angegebenen Details kontaktieren.
1. Controller
Unternehmen: Firemind Group Oy
Adresse: Kalevankatu 4 A 20, 00100
Helsinki, Finnland
E-Mail: tuuli.niininen@firemind.com
("wir" oder "Firemind")
2. Kontaktperson für Registerangelegenheiten
Name: Tuuli Niininen, HR Manager
Adresse: [Wie oben]
E-Mail: tuuli.niininen@firemind.com
3. Name des Registers
4. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um unsere Einstellungsprozesse zu verwalten und zu erleichtern - einschließlich der Entgegennahme und Prüfung von Bewerbungen, der Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen, der Kommunikation mit den Bewerbern und der endgültigen Entscheidung über die Einstellung.
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten sind:
- Legitimes Interesse - Bewertung von Bewerbern, Verwaltung von Einstellungsverfahren und Kommunikation mit Bewerbern.
- Zustimmungzum Beispiel:
- Kontaktaufnahme mit Referenzen;
- Durchführung von Persönlichkeits- oder Eignungsanalysen;
- Gegebenenfalls Durchführung von Hintergrund- oder medizinischen Überprüfungen.
- Vertrag - Vorbereitung oder Aushandlung eines Arbeitsvertrags in den letzten Phasen der Einstellung.
- Gesetzliche Verpflichtung - wenn Rechtsvorschriften die Aufbewahrung oder Weitergabe bestimmter Daten vorschreiben.
Hintergrund-Checks
Für bestimmte Funktionen (z. B. solche, die eine rechtliche Freigabe oder ein hohes Maß an Vertrauen erfordern) können wir Hintergrundüberprüfungen wie die Überprüfung von Referenzen oder Sicherheitsüberprüfungen durchführen. Diese werden nur durchgeführt, wenn sie gesetzlich zulässig sind und auf Ihrer Zustimmung oder unserem berechtigten Interesse beruhen.
5. Welche Daten verarbeiten wir?
- Grundlegende Informationen (Name, Kontaktangaben)
- Bewerbungsbezogene Informationen (angestrebte Funktion, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit)
- Ausbildung, beruflicher Werdegang, Fähigkeiten, Zertifizierungen
- Öffentlich zugängliche berufliche Profile (z. B. LinkedIn, GitHub)
- Bewertungsergebnisse, Gesprächsnotizen, Referenzen (falls zutreffend)
- Unterlagen zur Arbeitsberechtigung (z. B. Nachweis des Rechts auf Arbeit, Arbeitserlaubnis oder Visastatus), falls für bestimmte Aufgaben oder zum Abschluss eines Arbeitsverhältnisses erforderlich
- Andere freiwillig zur Verfügung gestellte Informationen (z. B. Videoeinführungen, Anschreiben, Referenzen, Portfolios).
Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich.
6. Woher wir die Daten bekommen
Wir sammeln in erster Linie Daten direkt von Ihnen. Wir können auch Daten erhalten von:
- Öffentlich zugängliche professionelle Plattformen
- Einstellungspartner oder Berater (mit Ihrer Zustimmung)
- Referenzen und Bewertungen (mit Ihrer Zustimmung)
7. Offenlegung und Übermittlung von Daten
Wir können Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:
- Intern bei Firemind mit den Akteuren der Personalbeschaffung
- Mit ausgewählten Drittverarbeitern (z. B. ATS-Anbieter, Bewertungsplattformen, externe Personalvermittler)
- Mit Firemind Gruppe Unternehmenfalls für die Einstellung erforderlich
Wir können personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen außerhalb des EWR und des Vereinigten Königreichs übermitteln. In solchen Fällen sorgen wir für angemessene Sicherheitsvorkehrungen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder gleichwertige rechtliche Mechanismen).
8. Automatisierte Verarbeitung und Profiling
Wir können digitale Tools (z. B. Lebenslauf-Parser oder ATS-Plattformen) zur Unterstützung der Rekrutierung verwenden, aber wir treffen keine automatisierten Entscheidungen die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Sie haben.
Sollten wir jemals solche Systeme einführen, werden Sie darüber informiert und haben das Recht, einen menschlichen Eingriff zu verlangen.
9. Offene Bewerbungen
10. Sicherheit und Aufbewahrung von Daten
Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich:
- Zugangskontrollen, sichere Infrastruktur und Verschlüsselung
- Vertraulichkeitsverpflichtungen für das Personal
- Sichere physische und digitale Speicherumgebungen
Aufbewahrung von Daten
Standardmäßigwerden Ihre Daten gespeichert für bis zu einem (1) Jahr nach Beendigung des Einstellungsverfahrens gespeichert.
- Falls gesetzlich vorgeschrieben, können wir bestimmte Daten länger aufbewahren (z. B. zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften).
- Mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmungkönnen wir Ihre Daten in unserem Talentpool für bis zu zehn (10) Jahre speichernund Ihre Einwilligung alle zwei Jahre erneuern. Wenn Sie diese nicht erneuern, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.
Wenn Sie eingestellt werden, werden relevante Bewerberdaten in Ihre Mitarbeiterakte übernommen und gemäß unserer Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter verarbeitet.
11. Deine Rechte
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf:
- Zugang der Daten, die wir über Sie gespeichert haben
- berichtigen ungenaue oder unvollständige Daten
- zu löschen. Daten (Recht auf Vergessenwerden), vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen
- Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen
- Einspruch gegen die Verarbeitung auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses
- Ihre Einwilligung widerrufen jederzeit (betrifft die künftige Verarbeitung)
- Übertragbarkeit von Datengegebenenfalls
Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich an die in Abschnitt 2 genannte Person. Zum Schutz Ihrer Daten können wir Sie auffordern, Ihre Identität zu überprüfen.
Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der Finnischen Datenschutzbehörde oder bei Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde.
12. Aktualisierungen dieses Datenschutzhinweises
Wir behalten uns vor, diesen Hinweis aufgrund gesetzlicher Änderungen, unserer Arbeitsabläufe oder unserer Rekrutierungsinstrumente zu aktualisieren. Wenn die Änderungen wesentlich sind, werden wir Sie direkt oder über unsere Einstellungsplattform informieren. Wir empfehlen Ihnen, diesen Hinweis regelmäßig zu überprüfen.